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物流系統基本操作流程(E​R​P​供​應​鏈​系​統​操​作​流​程)

發佈時間:2015-01-17    瀏覽次數:1574
本流程主要講述企業內部供應鏈系統的操作。財務管理系統、生產計劃管理、成本管理系統另行説明,這裏僅説明其與購銷存緊密相關的一部分內容。 
本辦法所涉及的是電算化信息流中單據的處理,其依據為軟件本身的功能特點及公司的業務處理流程。電算化操作與業務處理即緊密聯繫,又有本質區別。 下面分別從幾個方面説明: 
一、  公共操作問題 1、      基礎資料權限。 
供應商由採購部門指定人員負責增加、修改;財務人員可增加修改非出入庫的供應商,但必須按指定人員規則增加,並將增加記錄下來,及時向指定人員反饋。 
客户由市場銷售部門指定人員負責增加、修改、刪除;財務人員增加修改時同上。 
物料由指定人員負責增加、修改、刪除,倉庫保管給予協助; 部門、職員、倉庫由系統操作員負責增加、修改、刪除。 
各操作員對上述基礎資料需要進行增加、修改的,直接與相應人員聯繫,相應人員不在公司而又急需處理的,與系統操作員聯繫。系統操作員對上述資料進行操作後,要及時告知相應指定人員。 
各操作員對發現的供應商、客户、物料等重碼作好記錄交指定人員處理,也可通知系統操作員。操作員在調用基礎資料時,儘可能使用搜索功能,不要在瀏覽狀態下沒在找到就增加。 
系統操作員知道有重碼時,要及時刪除多餘的,使用後不能刪除的,要查看重碼資料已使用情況,如果能及時將重碼資料修改為一個,其他的就可刪除了。 
2、      操作權限 
系統操作員針對各操作員自身的工作情況分配操作權限,對操作員進行技術指導,對各操作員的工作情況進行協調和監督檢查。 
操作員發現不能使用某一自己所應具備的功能時,及時向系統操作員提出。 相同或相關崗位的操作員之間、操作員與系統操作員之間要多加強溝通與交流。 
3、幾種常用常見情況
如果大家看到“該模塊使用已超過最大數,並且使用時間已超過三個月”,請你及時與系統管理員聯繫; 
出現“你沒有操作權限”提示時,應及時與系統操作員聯繫; 如果大家看到長時間“正在調用中間層”,請與系統維護員聯繫。 有幾點大家要學會:一是通過PING命令來測試與服務器之間網絡是否是通的,其方法為:單擊開始----運行,錄入PING 10.10.0.X,看其運行狀況;二是登錄WIN98或WIN2000時一定要用指定用户名及密碼,這樣服務器才會同意你訪問,給大家的用户名不要隨意更改,密碼使用指定的;三是知道你的機器名及IP是多少,以後出現問題管理員會問你你的機器名或IP什麼的。 
二、  操作中需注意的幾點 
物料的所有出入庫須及時錄入,這一點是根本原則,不要因為考慮與總帳一致或其他原因不處理。不論是借貨還是退貨、展覽用貨,只要是出入庫都要及時做單據。當然暫放的待檢出入庫不要做單據,這種情況如果時間較長,可以利用虛倉管理,遇到具體情況時與系統管理員溝通使用方式。 
在未打算取消手工單據且領導未參與審核前,制單和審核可為同一人,逐步轉換到領導參與及取消手工情況下,另行制定單的審核要求。 
各操作員應經常使用公告板進行交流。將公告板設為啓動功能,每次開機後就進入到此功能,隨時收發信息,這樣避免因聯繫不便造成工作延誤。這種信息主要發給本單位的相關人員。發給系統管理員(組長)的請在內網上進行(OA)。 
三、  各系統的具體操作 
所有系統的功能分處理功能和查詢功能,未加特別説明的,製作人同時為審核人。業務處理是通過製作、審核、修改各單據來實現的。 
1、採購系統 
採購申請單  如果已經使用BOM的單位,儘可能使用採購申請單的外購配套錄入或計劃系統錄入,沒有使用計劃系統和BOM功能的單位可不錄入採購申請單。 
採購申請單由採購計劃人員錄入。 
採購訂單  製作採購申請單的單位,採購訂單需關聯採購申請單製作,採購訂單數量不得超過申請單數量;不需製作採購申請單的單位採購訂單手工錄入。 
採購訂單必須錄入價格。嚴格説來,沒有價格的訂單不能向對方訂貨,不能稱其為訂單(合同)。如果有少量的訂單在製作時不能確定價格,在備註中要説明情況,在財務人員月底核算時要向其説明實際談定的價格。採購訂單下達時,
知道對方所開發票税率與默認税率不一致時,應填上税率,以便入庫單金額相對準確。 
採購訂單由採購人員製作,可設定單據套打打印成合同形式。 
收貨通知單  收貨通知單作為檢驗結果單使用,收貨通知建議原則上由誰收到貨物就由誰製作。製作必須準確及時。本來供應商送來貨後,需有人收貨並給簽收送貨單,此處收貨通知單可與送貨單聯繫起來使用。收貨通知單上增加了一列送檢數和合格率,原單據上有的數量在入庫前改為合格數量。 
退貨通知單  退貨通知單由質檢人員製作。退貨通知單隻針對未入庫的退貨情況(已入庫退貨的,由倉庫保管根據有關退貨説明關聯原入庫單製作紅字入庫單)。退貨通知只能手工錄入,不要關聯收貨通知單或外購入庫單。由於有了退貨後,供應商會再送合格品來,而後送來的做收料通知單要關聯採購訂單,而採購訂單數量又已經被關聯且關閉了,所以此時需要系統操作員更改系統設置項“已關閉採購訂單可追加執行”,此項應用後,應立即修改還原。 
外購入庫單  外購入庫單分倉庫由倉庫保管根據收貨通知單製作,輸入時應將電腦入庫單號寫在手工單上,以便查對。 
外購入庫單應關聯收貨通知單錄入,退貨紅字入庫單關聯原外購入庫單錄入。 
除辦公用品外,原則上所有外購物料均需入庫,部分物料實際未通過倉庫,但根據管理需要,仍須辦理出入庫手續: 
由客户自購的部分物料,包含在銷售合同總額中,將發票拿到公司來報銷的,也須辦理出入庫手續。程序視同實際外購一樣辦理。這樣避免銷售合同(訂單)看起來未執行完,開發票時金額不全,造成應收款流失。 
採購員要了解入庫單上供應商與發票供應商的情況,兩處供應商名稱應完全一致。特殊情況的,要在採購訂單製作時就要注意,名稱應以採購發票名稱為準。 
外購入庫中有需要進行序列號管理的,入庫前就需將序列號編好,不然不能製作入庫單。 
採購發票  採購發票關聯外購入庫單製作並審核。採購發票必須有對應的入庫單(含紅字),且入庫單上的品種、數量、供應商名稱、金額等須與手工入庫單一致。 

不論出現什麼原因,電腦中發票的合計數一定要與手工的發票金額一致,這個一致可以是多張電腦發票金額合計與手工發票一致,但發票上的供應商必須為同一單位。

已經入庫後退貨的,須由提貨人(供應商)在退貨單上簽字,保管員據此製作紅字入庫單,紅字入庫單關聯原入庫單,無原單的方可手工錄入。這種情況千萬不可製作出庫單。由於系統設定外購入庫單必須關聯收貨通知單生成,因此須由管理員先交設置改後方可製作紅字出庫單。 
如果退貨和補貨同時進行,且數量一致,在管理上沒有特殊要求的情況下,可不進行補入及衝紅處理。 
實際操作過程可能會出現來的發票數量金額為以前入庫單的一部分或一張入庫單的一部分與其他入庫單之和,這種情況要拆單處理,即將原入庫單拆為幾張來與發票核銷。那麼一張入庫單就變成了N張,分別1/N、2/N。這個主要由發票審核人員來處理。 
拆單之後原來數量精度為0的拆後出現數量精度為---1,此時要在物料中將精度改為—1。 
採購發票和銷售發票均有兩個號碼,一個自動生成的,一個實際的號碼。這樣的目的是為了能顯示實際號碼,又不改動“單據號可手工錄入”選項。 
如果發票已到貨未到,由於沒有外購入庫單不能審核發票,所以在物流系統中不能製作憑證,但單位一般又想先抵扣進項税,此時可以製作“借:在途物資/應交税金-進項,貸:應付帳款或銀行存款”,待貨物入庫時作“借:原材料,貸在途物資即可。當然如果貨與票在一個月內到達或發票不用於抵扣,可以考慮將發票壓一壓。 
2、銷售系統 
銷售訂單  本軟件中的銷售訂單有銷售合同及發貨通知單(手工為發貨單)的雙重作用。我們可以考慮將銷售訂單視作合同,將其格式設為合同樣式,其製作需關聯應收系統中的銷售合同。 
同時制合同和訂單,看起來重複了一些勞動,但我認為是很有意義的一件事。合同在應收款系統到時可以反映發票、收款及合同綜合情況;訂單可以清晰地反映折扣情況、分業務員及分區域訂單情況。同時做了訂單之後,發貨按照訂單或發貨通知單發後,再根據發票與銷售出庫單核銷,在銷售系統中可以反映訂單、發貨及發票情況一覽表。這些表非常實用。 
由於應收屬財務系統其主要反映的是財務信息,訂單屬於物流系統其主要反映的是物流信息,各有所長。 
為了反映分區域、分渠道的銷售訂單情況,應將客户相關信息錄全,這樣才能查看分區域、分行業、分渠道的訂單報表。
銷售內勤人員製作銷售訂單。訂單製作人員要熟悉合同情況,在發貨時間處填寫實際要求發日期。如果購買有計劃系統,交貨日期還要結合到MRP計算時使用。 
銷售訂單的價格要認真輸入,不要將總額弄成與合同上一致就行了,這樣不利於查看各成品的實際銷售情況,例如某某產品年平均銷價情況、年銷售毛利等等,到開發票時也很不方便。銷售訂單上的單價為公司報價,實際成交價為折後單價,這兩處單價都要填寫完整。由於折扣處只認正數不認負數,所以在出現加價合同時要將價格處改為實際價,此時折後價格與單價一致。考慮折扣價對考核業務員業績,計算業務員提成很方便,對公司總的看價格趨勢也很有用。 
在出現金額合計與折後合計(實際合同額)不一致情況時,不要將差額攤到部分產品上,而應按比例大約攤到所有產品上,這樣更能反映實際情況,銷售利潤毛利表更加真實。 
實際工作中存在合同中含送一些物料,如果這些物料不在虛倉中處理的話,應作為合同的一部分,與主體同等錄入,且將合同總金額按所有物料報價分攤。 
銷售訂單上的單價默認為基礎資料中的銷售單價,為了方便訂單的輸入,此數據須及時補充更新。更新數據由銷售訂單製作人員負責。 
由於現在存在客户與收貨單位不是同一單位的情況,所以有必要在銷售訂單上增加一表頭“收貨單位”,當客户與收貨單位一致時,該項目可以不填,當不一致時就填上。 
發貨通知單  發貨通知單主要用於銷售訂單中含有虛擬物料BOM單展開使用。如果用銷售訂單控制發貨出現發貨時間不易控制時,可以啓用發貨通知單作為發貨的依據。發貨通知單主要用於上述兩個方面,否則沒有必要使用。 
銷售出庫單  銷售出庫單由倉庫保管根據銷售訂單或發貨通知單關聯製作,時間為實物出庫時。 
銷售出庫單平常只能關聯銷售訂單或發貨通知單製作,有些情況不能關聯銷售訂單的,如製作紅字銷售出庫單、確實無銷售訂單的,由製作人員向系統操作員説明有關情況,系統操作員調整選項後製作。 
出現已銷售貨物退庫的情況,貨物送到倉庫後應制作紅字出庫單,紅字出庫單原則上應關聯原出庫單,無原單的方可手工錄入。 
銷售發票  銷售發票要輸入電腦,錄入發票時關聯合同,這樣應收款系統才能反映發票及收款情況。審核銷售發票必須有對應的銷售出庫單(含紅字)。 
銷售發票的製作在技術上與採購發票類似。有時也存在拆單的情況。
銷售過程中有少量的未發貨就先開發票的情況,這種情況嚴格來説是不應做銷售收入入帳的,只是在計算銷項税時考慮税金而已。但財務人員都適應了以開發票為做銷售收入為準,為了與税務資料一致,也可以先在總帳系統中作一張憑證,“借:應收帳款,貸:收入/税金”,在出庫時,再將發票在銷售系統中作一次,同時製作一張憑證,貸方一紅一藍。 
大家逐步要適應訂單、發票、收款單位儘可能一致,如籤合同是甲、回款是乙的情況,還有的是合同是集團(總局)簽定,收貨付款是各分支單位,財務人員與業務人員一定要溝通處理好這種情況。各單位都存在這種情況,看來不是很好處理。 
  
3、倉存系統 
外購入庫單  外購入庫單的處理見上採購系統中的相關部分。 
產品入庫單  產品含產成品和自制半成品。購買且已使用生產系統的,產品入庫單須關聯生產任務單製作,沒有生產任務單的可手工錄入產品入庫單。保管應在產品入庫手工單上填寫電腦編號。車間領取已入庫成品進行改進、返工、返修的,作為借貨(屬其他出庫)處理。對於產品入庫單要把握一個原則:每月產品入庫數量(含紅字衝減後)與實際生產入庫數量一致,作為計件工資的基本依據,其他業務引起的出入庫不在此處理。 
產品入庫單中物料有需序列號管理的,入庫前需編好序列號。 委外加工入庫單參照產品入庫單。 
只有外購入庫單才能鈎對審核,委外入庫單不能與發票鈎對審核。但其可製作費用發票。????(委外管理還需探討) 
其他入庫單  指除上述外的入庫業務,不包含銷售退庫、領料退庫、借貨退庫、盤盈入庫等。 
需要指出的是,保管人員在製作驗收入庫單據時,要注意分清外購入庫、委外入庫、產品入庫及其他入庫。 
如果其他入庫有幾大種類,可以細分。 
銷售出庫單  銷售出庫單的製作同銷售系統中的銷售出庫單 
生產領料單  生產用料的領取結合物資倉庫的具體管理模式進行。倉庫保管要保證將領料單及時輸入電腦,使得倉庫實存數據與電腦保持一致。生產領料單可以結合計劃系統使用,手工領料單在輸入電腦後在單據上要註明電腦編號。
使用BOM後,生產領料凡BOM中含有的,不得手工錄入,直接根據投料單就可製作完成;手工錄入部分必須有相應的手工簽字程序,這道程序在電腦中未能完成審核之前,須有手工批單並保管好。 
不論是否購買成本管理系,在輸入生產領料單時,必須輸入成本對象,以便成本核算。 
委外加工領料單  用於外協發出的貨物都輸入到委外加工領料單中,不作為生產領料單,外協發出要與生產任務單結合起來使用。???? 
其他出庫單  除上述外的出庫歸到其他出庫中,具體指開發用料、辦公用料、借貨、其他用料等。 
根據需要可將其他出庫單類型直接分為幾種類型:開發出庫、借貨出庫等 借貨由倉庫保管根據借貨單手工錄入,歸還時不作入庫,而做紅字其他出庫單。借貨單有客户的寫客户,沒有的寫借貨人部門。基礎資料中沒有的客户可不增加,只在備註中註明為某一單位借即可。 
其他單據  倉庫保管要按照有關流程要求按期盤點,將盤點結果製成庫存調整單,同時將盤點結果報物資主管。 
保管之間製作調撥單時,要相互通知,由調入倉庫製作,調出倉庫審核。 四、  其他 
各操作員遇到的問題請和困難記錄下來,及時與系統操作員聯繫或與相關人員交流解決。 
出現輸入時間滯後補輸單據時,如果輸入日期與單據實際發生日期不一致且分屬兩個月份時,業務日期的輸入要向系統操作員請示。 
運行一段時間後,想取消手工單據的,在制單和審核人上要調整,並增加修改人一項。修改人即自定義單據中當前操作員。調整後,單據就由不利的一方審核。如銷售出庫單的主要有兩個,保管和發貨員,發貨員應是制單人或修改人,保管人是審核人。因為一審核後你就不能更改、刪除或作廢,且單據是你做的,你得認帳。其他單據參照此原則辦理。 
説到這裏,要再一次強調操作密碼,各人必須保管好自已的密碼,且密碼不得為生日,單純數字等,長度最低為6位。 
各相關操作員要隨時查看已下采購訂單長期未達貨的情況、已作收貨通知單長期未入庫情況、已下銷售訂單長期未發貨情況等等。 
各系統中有一系列的管理用報表,如:採購訂單執行情況表、銷售訂單執行情況表、庫存情況表、外購入庫情況表、庫齡表等等,可隨時參考使用
為了讓大家對整個系統有個全面的認識,提供了一個演示帳套,帳套名為:工業演示帳套,用户AAA(用户名不分大小寫),密碼為空。由於AAA具有很大的權限,大家可以在此隨意使用增加/修改/刪除等功能。 
凡是上面所述中提到的必須以**錄入的,你用其他方式錄入時都不通過,此時你須向系統操作員申請解除錄入控制,待錄入審核完成再行控制。以後大家形成了習慣,大部分控制會放鬆。 
大家不要只看自已所使用的系統,其他系統中也有相關的內容,結合到本辦法,大家在系統中仔細揣摩一定會有不小的收穫。大家在工作中有什麼意見和建議請及時提出來,以便解決。

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